こんにちは、ウチセカです。
お仕事していると、アナタも感じませんか？
「この世の中には漠然とした依頼のお仕事がなんて多いことでしょう！？」
上司や同僚に部下、客先から来る、漠然としたタスクレベルの依頼仕事、困りますよね！？
ワタシもしょっちゅう、何なら毎日な感じです。（泣）
この記事では、そんなお悩みの解決法をご提案します！
漠然とした仕事は、細分化してクリアにしてから取り掛かろう！
結論から言うと、細分化しましょう！
漠然、というだけあって、そのお仕事の
目標・目的・ゴールが明確になってなくて、モヤがかかっている状態
ってことなんですね。
それが、目標・目的・ゴールの解像度が上がれば「クリア」になります。
やることがクリアになれば、気持ちも晴れてようやく作業を始められる、
というわけですね。
それでは具体的な内容についてはこれから解説していきます。
よくある日常風景、漠然とした依頼のお仕事が振られる・・・
上司なり、同僚・部下なり、客先・相手先の各方面から、
タスクレベルの依頼仕事がやってきます。
「〇〇の資料を作っておいて。」とか
「△△の問い合わせ対応、やっておいて。」とか
「このデータをまとめておいてくれる？」とか
依頼内容が漠然としたお仕事は、日常茶飯事です。
正直もっと説明をしなさいよ、と内心では怒りたくなりますよね＞＜
これに対して、優しいアナタやワタシ達は、
依頼者に対して気を使い、忙しいだろうからあまり質問しない方がいいかなって確認を遠慮したり、
内気・内向型の人は相手の意図を汲み取らなければならないとか勝手に思ってハードルあげちゃって、
そもそも何したらいいかが全然分からずで、
何から手をつければいいのかも分からずで、
お仕事が全然進まない、なんてことありませんか？
漠然とした仕事は猛毒です。
漠然とした仕事を受けてフリーズ状態・思考停止状態に陥った時、
これはもう非常にヤバい状態です。
仕事が進まないことへの焦りや苛立ち、
相手から怒られやしないかと感じる恐怖や不安、
さらには、（感じなくても良いのに・・・）
仕事を進められない自分に対して、「なんで進められないんだ！」という自責の念・・・。
性質上、こうした湧き上がってしまうネガティブな感情は、
じわりじわりと自分の精神状態を疲弊させていく、まるで猛毒のようです。
更には、漠然とした仕事の猛毒ポイントは他にもあります。
漠然とした仕事の猛毒なポイント
- 「何から手をつければいいのかわからない」という思考停止状態に陥る。
- やる気が起きない
- 人に質問しようとも、どう聞いて良いのやら分からない
- 手を付けよう、行動しようと思っても、自分の身体が動かない（どうしたらいいか分からない）
- 仕事だからやれと言われても中々やれない（自分で消化できていないから）
このように、
「漠然とした仕事は猛毒、やばい状態である」、ということをまず意識しましょう。
ちなみにウチセカが特に問題視しているのは「やる気が起きない」です。
世の中の一定数から
「仕事なんだから、やる気とか関係なく、淡々とやれ。」
という意見もあります。
勿論、一定の理解はできますが、性質上出来ないから苦しんでるんです。
仮に冷たい意見を言われたとしても、振り回されず、
マインドフルネス、今・眼の前のことに集中しましょう。
自分の性質上でできることを、現実的に探していきましょう！
漠然とした依頼仕事の「細分化」の具体的方法
では、解毒の方法とでもいうべき（笑）細分化について具体的なやり方を掲げます。
①まずは思いつく限り書き出す
② ゴールを明確にする
③ 5W1Hで整理
④ 作業をステップに分ける
⑤ 最初に確認すべきことを整理する
⑥ 「たたき台」を作って早めに方向確認する
一つ一つ説明しますね。
①まずは思いつく限り書き出す
この漠然を瞭然（りょうぜん）、明確化・解像度を上げるためには、
まず最初にやるべきことは、「そのお仕事について、思いつくことを書き出すこと」です。
書き出し先は、紙でも、PC・スマホのデジタルでも、何でもいいですから
とにかく書き出しましょう。
躊躇なんていりません。
自分の為に、そのお仕事に対して自分が思いついたことを列挙していきましょう。
思いついたこと、その仕事のイメージや、やらなきゃいけないと思っている作業、
自分が考える目的、関係者、細かいタスク、何でも書いちゃいましょう。
ついでに、自分がもやもやしているとか嫌だ思っているとかでもいいですね、
とにかく脳からまず排出するような感覚で掻き落としていきましょう。
とりあえず書き出して、数分おいてまた書いて、書き出したものを眺めて、また書いていきます。
一度書いたことについて深堀りしてもいいですよね。
- 思いついたことを書き出す
- 書き出したものを見て、また書き出す（深堀り）
- もやもやした気持ちが一旦収まるまで、書き出し続ける
これが俗に言う「言語化」という行為ですね。
自分の言葉で気持ちから、やるべきことから、やった方がいいことからすみずみまで書き出します。
②「アウトプット」を明確にする
書き出すことで、自分の心が冷静になります。
自分の心が冷静になれば、思考は動き出します。
そしたら次に考えるべきは何でしょうか？
それは、
「どういう状態になれば完了？」
という質問を自分に投げかけます。つまり
この仕事のゴール・アウトプットを明確にすることを考えます。
仕事というのは成果、成果というのはアウトプットですね。
- 上司や依頼者が期待しているアウトプットは何か？
- 形式（Excel？PowerPoint？テキスト？）や粒度は？
- 期限はいつか？
といった具合にアウトプットを明確にしていきましょう。
例えば「データをまとめておいて」と言われた場合
→（データをまとめる） 目的は何か？（報告用？分析用？）
→ （データをまとめる）形式は？（グラフ？一覧表？）
→（データをまとめる）どの範囲を対象にする？（直近1ヶ月分？1年分？）
こういったことを考えます。
③5W1Hで整理
アウトプットが明確になることで、その依頼内容を更に細分化し具体的にできます。
この時使えるのが、「５W１H」という視点・観点です。
すなわち依頼内容を
「誰が・どこの・何を・なぜ・いつまでに・どのように」
（WHO・WHERE・WHAT・WHY・WHEN・HOW）
の観点で具体的にします。
前述のアウトプットの確認でも考えていますが、
それを補足するためにも、漏れをなくすためにもこの「５W１H」観点は有用です。
「この件、対応お願い！」と言われたら
- なぜ？（背景や目的）
- 何を？（具体的にどの作業が必要？）
- どうやって？（既存のマニュアルや手順はある？）
- 期限は？（いつまでに必要？）
を確認し、具体的にしていきましょう。
５W1Hに分けることのメリットは、整理だけではありません、
依頼者に確認しやすい、ところが最大のメリットです。
依頼者側でも回答しやすい ＝ こちらからも伺いやすい
訳です。
なお、５W1Hでの整理ポイントが２つあります。
- 「なぜ」 と 「どのように」 があいまいなことが多いので、ここを重点的に確認すること。
- ５W1Hすべてを出し切る必要はないということ
すこしずつ漠然とした霧が晴れてきましたね！（笑）
④「小さなステップ」に分ける
次にウチセカがよくやっちゃいがちな思考停止パターンなんですが、
いきなり「全部やろう」として、考えちゃって、結局、何も動けない・動けてない、
なんてことが多々あります。。（泣）
こうした場合の解決法が、一つの作業を小さなステップに細分化する、ことです。
ステップにすることで行動を起こせるようになります。
例えば「◯◯の資料を作っておいて」と言われた場合、いきなり作成しないで、
- 情報を集める（過去の資料・データ・ネット検索）
- 構成を考える（目次・ストーリー作り）
- ドラフトを作る（ラフな形、たたき台な感じで作る）
- 見た目を整える（フォーマット・デザイン）
- チェック・フィードバックをもらう
とすれば、何から手をつけるか迷わず進められるます。
ウチセカみたいに（汗）思考・作業停止に陥らないように、自分が動きやすいように
細分化・ステップ分け、重要です！
⑤「先に確認すべきこと」を見極める
仕事してて思うのは、人って完璧じゃないよね、ということ。
特にウチセカは自分の仕事を振り返ると、
「結構無駄なことしてたな」、「時間の無駄だったかな」、ってことあります。。。（泣）
列挙した自分のやった方がいいこと、ステップ分けした作業の中で
「今、自分で思ったように作業してしまって、本当にいいの？」
「この作業、依頼者の方向性とマッチしてなくて、手を付けちゃったら手戻り発生しそうなことじゃない？」
こうした疑問に感じる作業があるのだったら、
依頼者との認識合わせ、方向性について早めに確認しておきましょう。
例えば、資料作成だったら「どこまで詳しく書くのか？」が不明なこと、よくありますよね。
もし最初に確認せず、そのまま作り始めたら、後で 「やり直し」 になる可能性は大ですよね。。。
アナタの時間は貴重です。
手戻りが発生しそうな場所は、依頼者に最初に確認しておきましょう。
その方が吉です！
✔ 依頼者に質問するべきことは何か？
✔ 最初に決めないと後で困ることは何か？
⑥最低限の「たたき台」を作って早めに見せる
「⑤「先に確認すべきこと」を見極める」にも通じているんですが、
次にすべきは
最低限のざっくりとした「たたき台」（俗に言う「プロトタイプ」）を作っておく、
そして合意をとっておくことが
依頼者・こちら側双方にとってメリットでしかありません。
依頼者側も人間です、依頼したら不安にもなります。
「この人、ちゃんと仕事してくれるだろうか？」
「何にも言ってこないけど、仕事は進んでいるんだろうか？」
もしこの依頼者がこのまま心配し続け、こちら側も全然出来てなかったとしたら、
もう悲劇も悲劇、悲しい結末、ってやつです。
音楽グループだったら方向性の違いで解散、終わっちゃいますよ・・・（泣）
でももし「たたき台」を作っていたら、、、
依頼者側は依頼内容を果たしてくれそうだ、と少し安心できますし、
こちら側も後でちゃぶ台返し、ってことにもならないし、進むべき大枠はあるのでこれまた安心です。
とにかく、方向性の違いを消し去る、双方が安心できるための「たたき台」を準備しましょう！
例えば、
資料作成なら → 「まず1スライド作って確認してもらう」
データ整理なら → 「簡単なサンプルを作って方向性を聞く」
感じです。
まとめ
以上です。
ここまで来れれば、あれだけ眼の前が漠然とした状態だったのに、
霧は晴れて見通し良好！、こちらの気持ちも軽やかです。（笑）
まるで、雨雲の曇天の空から、気持ちいい光降り注ぐ晴天の空になったよう！
こうなればあら不思議、あんだけやる気のなかった自分の気持ちが前向きなっていますよ！
最後におさらいします。
タスクレベルの仕事を細分化するときのポイント
①まずは思いつく限り書き出す（書き出すことで冷静になれる）
② アウトプットを明確にする（どうなれば完了か具体的にする）
③ 5W1Hで整理（特に「なぜ」と「どのように」の部分を着目）
④ 作業をステップに分ける（小さく区切る、手を付けやすく）
⑤ 最初に確認すべきことを整理する（不要なやり直しは未然に防ぐ！時間貴重！）
⑥ 「たたき台」を作って早めに方向確認する（「たたき台」はこっちと依頼者をつなぐ安心の架け橋！）
動き出せなかった自分の心が、
細分化により自分で納得できれば、もうワタシ達は動き出せます！
さぁ、顔晴れやかにいきましょぉ〜っ！！！
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